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KI sortiert und bereitet vor. Ihre Sach­bearbeitung entscheidet.

Dokumente erreichen eine Verwaltung über Poststelle, Ablagen, Scanner und Bürgerportal. INTAKE erkennt sie, ordnet sie nach Ihren Zuständigkeiten zu und bereitet sie vor. Welches Modell ein Dokument liest, entscheiden Sie, bis hin zum Modell im eigenen Rechenzentrum.

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EU AI Act · DSGVO · Datenhoheit

01 — Die Branche

Viele Kanäle, klare Zuständigkeiten, sensible Daten.

Bevor jemand entscheiden kann, muss jemand sortieren.

Viele Kanäle

Postfach der Poststelle, Ablagen einzelner Ämter, Scanner, Bürgerportal: Jedes Dokument muss jemand ansehen, einordnen und weiterleiten, und bei Rechnungen, Anträgen und Widersprüchen die Fristen im Blick behalten.

Zuständigkeiten

Wer was bearbeitet, regelt der Geschäftsverteilungsplan. Posteingangsregeln reagieren nur auf Absender und Betreff; Dokumentenmanagementsysteme legen ab, verstehen aber nicht.

Datenhoheit

Daten von Bürgerinnen und Bürgern müssen unter der Kontrolle der Verwaltung bleiben. Nach dem EU AI Act sind KI-Systeme, mit denen Behörden den Anspruch auf grundlegende staatliche Unterstützungsleistungen und -dienste beurteilen, Hochrisiko-Systeme; die Pflichten dafür gelten ab dem 2. Dezember 2027.

02 — Use Cases

Wo KI hilft und wo ein Mensch entscheidet.

Zu jedem Use Case: was der Agent tut, wo ein Mensch entscheidet und mit welchen Produkten er gebaut wird. Die Anbindung Ihrer vorhandenen Systeme ist Projektarbeit.

  1. 01

    Posteingang und Zuständigkeit

    Dokumente aus Poststelle, Ablagen, Scanner und Bürgerportal laufen in einer Pipeline zusammen.

    Agent
    Erkennt den Dokumenttyp, liest die Felder aus und ordnet das Dokument der zuständigen Stelle zu.
    Mensch
    Die Sachbearbeitung gibt frei. Was INTAKE noch nicht erkennt, wird gesammelt, bis jemand es zuordnet.
    Produkte
    INTAKE

  2. 02

    Eingangsrechnungen

    Rechnungen kommen per E-Mail, auf Papier und über Portale.

    Agent
    Erkennt die Rechnung, liest Rechnungsnummer, Betrag, IBAN und Fälligkeit aus und prüft die Bestellnummer.
    Mensch
    Die Kämmerei gibt frei; die Rechnung liegt im DMS, mit Eintrag im Verlauf.
    Produkte
    INTAKE

  3. 03

    Bürgeranfragen

    Anfragen kommen über das Bürgerportal und per E-Mail.

    Agent
    Durchsucht das Wissen der Verwaltung, schlägt die Zuständigkeit nach, prüft über eine MCP-Funktion, die Sie anbinden, ob eine Genehmigung vorliegt, und entwirft eine Antwort.
    Mensch
    Der Entwurf geht zur Freigabe an die zuständige Stelle, nicht zum Versand.
    Produkte
    INTAKE

  4. 04

    Anträge auf Leistungen

    Anträge kommen mit Nachweisen, die vollständig sein müssen, bevor jemand entscheiden kann.

    Agent
    Prüft den Antrag auf Vollständigkeit und entwirft eine Rückfrage zu fehlenden Nachweisen.
    Mensch
    Die Sachbearbeitung sendet die Rückfrage und entscheidet über den Antrag.
    Produkte
    INTAKE

  5. 05

    Modelle auf eigener Infrastruktur

    Welches Sprachmodell eine Aufgabe ausführt, legen Sie je Aufgabe fest: ein Modell im eigenen Rechenzentrum, in einer EU-Cloud oder bei einem Hyperscaler in einer EU-Region.

    System
    Ist INTAKE an Fachverfahren wie das Melderegister angebunden, wird jede Abfrage im Verlauf des Dokuments protokolliert.
    Mensch
    Sie entscheiden, welche Dokumenttypen auf dem eigenen Modell bleiben.

* Ein Ablauf von Anfang bis Ende

Posteingang im Rathaus, Schritt für Schritt.

Beispielhafter Ablauf. Schwellen, Regeln und Systeme legen Sie fest.

  1. 01 · EingangPostfach der Poststelle, Ablagen, Scanner, Bürgerportal
  2. 02 · Erkennen und auslesenDokumenttyp und Felder, etwa Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit
  3. 03 · ZuordnenAn die zuständige Stelle nach Geschäftsverteilungsplan
  4. 04 · FreigebenDie Sachbearbeitung sieht Scan, Felder und Verlauf nebeneinander und gibt frei
  5. 05 · AblegenIm DMS, mit Eintrag im Verlauf
AgentMenschSystem

03 — Regulierung

Was gilt und was Software beitragen kann.

Konformität ist eine Eigenschaft Ihrer Organisation und ihrer Prozesse, nicht eines Werkzeugs. Software kann die Umsetzung leichter oder schwerer machen.

  • EU AI Act

    Hochrisiko-Pflichten ab dem 2. Dezember 2027

    Kurz gesagt

    KI-Systeme, die Behörden oder in deren Auftrag Handelnde nutzen, um den Anspruch natürlicher Personen auf grundlegende staatliche Unterstützungsleistungen und -dienste zu beurteilen, sind Hochrisiko-Systeme (Anhang III), unter anderem mit Anforderungen an menschliche Aufsicht, Dokumentation und Transparenz.

    Was Software beitragen kann

    Entwürfe gehen zur Freigabe, nicht zum Versand, und jeder Schritt des Agenten steht im Verlauf des Dokuments.

  • DSGVO

    Gilt seit dem 25. Mai 2018

    Kurz gesagt

    Dokumente in einer Verwaltung enthalten personenbezogene Daten. Wo sie verarbeitet werden und von welchem Modell, ist eine Entscheidung mit Folgen.

    Was Software beitragen kann

    Modellwahl je Aufgabe bis ins eigene Rechenzentrum und eigener Betrieb.

04 — Produkte

Womit wir es bauen.

Alle Produkte sind Open Source unter Apache 2.0 und laufen auf Ihrer eigenen Infrastruktur.

  • INTAKE

    Dokumenten-Routing für Verwaltungen mit Modellwahl bis ins eigene Rechenzentrum

Unsere Leistung dazu: Digitale Resilienz — Cloud-Exit, AI on-premise und on-edge, Open-Source-Strategie.

05 — Sprechen Sie mit uns

Über wie viele Kanäle kommt bei Ihnen Post an, und wer sortiert sie heute?

Danach sprechen wir über Zuständigkeiten, Fristen und darüber, welche Modelle welche Dokumente lesen dürfen.

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