Dokumenten-Routing für Verwaltungen. Eine Pipeline läuft ab dem ersten Konnektor, wird im laufenden Betrieb konfiguriert und sammelt alles, was sie noch nicht kennt, bis jemand es zuordnet.
Apache 2.0 · Eigener Betrieb · Modellwahl je Aufgabe
ZugeordnetGewerbeanmeldung ist jetzt ein Typ — samt Regel.
INTAKE bildet aus unbekannten Dokumenten selbst Stapel. Aus einer Zuordnung entsteht ein Typ samt Regel, und der ganze Stapel wird verarbeitet. Dokumente und Werte sind beispielhaft.
* Die Pipeline ist das Produkt
INTAKE öffnet auf der Bühne, und die Bühne ist die Pipeline. Alles andere hängt an dieser Bühne: der Inhalt eines Pools, ein einzelnes Dokument, die Zuordnung eines Stapels, die Liste der Probleme.
UNBEKANNTDokumente, die auf eine Zuordnung warten
PROBLEMEwas ausfällt, was das bedeutet — und eine Aktion
01 — Das Problem
In einer Verwaltung kommen Dokumente über viele Wege an: das Postfach der Poststelle, SharePoint-Ablagen einzelner Ämter, der Scanner, das Bürgerportal. Jedes Dokument muss jemand ansehen, einordnen, weiterleiten — und bei Rechnungen, Anträgen und Widersprüchen auch Fristen im Blick behalten.
Die üblichen Werkzeuge dafür sind entweder Posteingangsregeln, die nur auf Absender und Betreff reagieren, oder Dokumentenmanagementsysteme, die ablegen, aber nicht verstehen.
INTAKE übernimmt das Sortieren und Vorbereiten. Der Mensch bleibt dort, wo er gebraucht wird: bei der Freigabe.
02 — Grundsätze
Ein Konnektor reicht, um zu starten. Was die Pipeline noch nicht zuordnen kann, sammelt sie — und verarbeitet es nach, sobald jemand die Zuordnung angelegt hat. INTAKE bildet aus unbekannten Dokumenten selbst Stapel ähnlicher Dokumente. Ordnet eine Sachbearbeiterin einen Stapel zu, entsteht daraus ein neuer Typ samt Regel. Die Pipeline wächst im Betrieb, nicht im Projekt davor.
Eine Freigabe ist ein normaler Schritt in der Pipeline, kein Sonderfall. Jeder Schritt, den ein Agent ausführt, wird protokolliert und ist im Verlauf des Dokuments prüfbar: welches Feld mit welcher Sicherheit erkannt wurde, welche Zuständigkeit nachgeschlagen wurde, welche Antwort entworfen wurde. Schreibende Aktionen nach außen — etwa Anwohner informieren — brauchen immer eine menschliche Bestätigung.
Wer einen Erkennungs-Prompt, ein Extraktionsschema oder eine agentische Aufgabe ändert, testet gegen Dokumente, deren Ergebnis Menschen bereits bestätigt haben. Der Editor zeigt, was richtig, was verwechselt und was unter der Schwelle ist — und was gegenüber dem Live-Stand besser oder noch falsch ist. Übernehmen ist erst nach einem Testlauf mit dem aktuellen Stand möglich. Laufende Dokumente bleiben auf der alten Version.
03 — Rollen
Pools, Stapel, Freigaben, Probleme. Konfiguration ist ausgeblendet — die Bühne zeigt, was zu tun ist.
Dasselbe Bild, ergänzt um Griffe, Plus-Punkte und Einstellungen an derselben Stelle. Änderungen gelten sofort für neue Dokumente; was bereits wartet, kann erneut verarbeitet werden.
Es gibt keine getrennte Admin-Anwendung, in der man erst lernen muss, wo was liegt.
04 — Im Betrieb
Der Zähler „Unbekannt“ öffnet die Stapel, die INTAKE gebildet hat, jeweils mit einem Typvorschlag. „Für alle anwenden + Regel anlegen“ macht aus einem Stapel einen neuen Typ mit eigener Regel; der Zähler sinkt, der neue Typ erscheint in der Pipeline. Rückgängig ist möglich.
Das Dokument-Detail zeigt links den Scan, in der Mitte die extrahierten Felder mit ihrer Erkennungssicherheit, rechts den Verlauf aller Agentenschritte. Drei Aktionen: Freigeben und zustellen, Rückfrage senden, anderen Typ wählen.
Jeder Ausgang hat seine Zustellwege — SharePoint sofort, Sammelmail am Nachmittag, Hinweis im Teamkanal. Wege lassen sich pausieren und wieder aktivieren.
Ein abgelaufenes Token, ein unlesbarer Scan, ein fehlender Kanal, eine ablaufende Widerspruchsfrist: Jedes Problem nennt, was ausfällt, was das bedeutet, und hat genau eine Aktion. Kein Fehlercode, den man erst nachschlagen muss.
05 — Einrichten
Sieben Editoren. Jeder testet gegen Dokumente, deren Ergebnis Menschen bestätigt haben.
06 — Datenhoheit
Die Wahl ist eine Einstellung, keine Architekturentscheidung — ein Dokumenttyp mit personenbezogenen Daten kann auf dem eigenen Modell bleiben, während unkritische Aufgaben ein größeres Modell nutzen.
Abfragen in Fachverfahren — etwa im Melderegister — werden protokolliert. Was ein Agent nachgeschlagen hat, steht im Verlauf des Dokuments.
07 — Beispiel
Fiktiv: 60.000 Einwohner, eine Poststelle und sechs Ämter. Die Pipeline „Posteingang Rathaus“ nimmt Dokumente aus dem Postfach der Poststelle, zwei SharePoint-Ablagen, dem Scanner und dem Bürgerportal an.
08 — Klein anfangen
Von dort wächst die Pipeline im Betrieb — mit jedem Stapel, den jemand zuordnet. INTAKE läuft in Ihrer Infrastruktur; Dokumente, Verlauf und Audit-Log bleiben im Haus. Wir zeigen Ihnen INTAKE an Ihrem eigenen Posteingang.